定款は、会社の根本規則を定めた書面のことです。会社の組織活動が定めてあります。
株式・有限会社は、設立の際に、発起人が定款を作成し、これを会社の本店所在地を管轄する法務局または地方法務局所属の公証役場で認証を受けています。この最初に作成された定款を原始定款と呼びますが、会社の設立の登記を法務局に提出する際に必要となるもので会社用としても保管されています。
この原始定款の内容は、その後定款の記載事項（定款の中に定めている事項）に変更があると原始定款でこれら変更事項を確認できません。
会社の設立の際は、定款を作成し公証人役場で認証をうけるという手続きをしますが、設立後は、定款に定めた事項は株主総会や社員総会による適法な決議で定款の変更をすることができます。そのため、原始定款とその後に変更決議をした議事録をあわせて現在の定款ということになります。
このように、定款は会社の根本規則であるため、設立の際は公証役場で認証という手続きが必要ですが、その後は会社の総会で自由に変更できます。
その変更した議事録を定款と一緒にしておけばよいのですが、その変更ごとに定款も更新していけば常に新しい定款が残るのです。許認可等の手続などで諸官庁に提出する必要がある場合、定款の提出を求められた場合など、現在の定款が必要となったときに、常に新しい定款が確認できることは、会社の信頼性はもちろん、改めて定款を作成するための調査や作業を短縮できるのです。
定款を再製する場合には、まず原始定款と、現在の登記簿謄本（履歴事項証明書）、過去の株主総会議事録や社員総会議事録を用意します。定款には、登記される事項と登記されない事項がありますので、登記される事項は、登記簿謄本に記載された事項が最新の内容です。この最新内容と原始定款の内容を確認して最新の定款にします。
登記されない事項については、会社の登記簿謄本では確認できませんので、過去の議事録を調査して最新の内容に変更します。これをフロッピーディスクなどに保管して今後定款内容を変更した際に、こちらも変更し書面にしておくことで常に最新の定款を保管できます。
より詳しく定款更新の作業について知りたい方、定款複製、更新等の作業をご依頼なされる方は資料を送付しますのでこちらまでご連絡ください。尚、資料請求は個人事業、法人など現在事業をおこなっている方に限ります。、会社名・担当者・住所を必ず記載してください。
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